E-Mail-Archivierung für Unternehmen
GoBD-orientierte Archivierung und technisch auf DSGVO-Anforderungen ausgelegt – verschlüsselt, auf deutschen Servern, mit Volltextsuche und automatisierter Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (standardmäßig 10 Jahre, sofern keine abweichenden gesetzlichen oder vertraglichen Gründe entgegenstehen).
E-Mails: Compliance, Aufbewahrung & Nachvollziehbarkeit
Geschäftlich relevante E-Mails sind häufig Bestandteil der kaufmännischen Dokumentation. Je nach Inhalt können daraus Aufbewahrungs- und Nachweispflichten entstehen (u. a. im Rahmen der GoBD sowie handels- und steuerrechtlicher Vorgaben). Gleichzeitig gelten Anforderungen der DSGVO (z. B. Datenschutz, Zugriffskontrolle, Auskunftsfähigkeit). Die Lösung unterstützt Sie technisch dabei, E-Mails nachvollziehbar und sicher zu archivieren – ohne zusätzlichen Aufwand im Tagesgeschäft.
Compliance-Anforderungen technisch abgedeckt
Auskunft & Export
Für Auskunfts- und Prüfprozesse können E-Mails gezielt gesucht und exportiert werden. Die Volltextsuche kann – je nach Konfiguration – auch Anhänge einbeziehen.
Integrität & Audit-Trail
Die Integrität wird technisch unterstützt (z. B. über Hash-/Signaturmechanismen) sowie durch nachvollziehbare Protokollierung von Zugriffen und Aktionen (Audit-Trail) – geeignet für interne Compliance und Prüfprozesse.
Aufbewahrung & Löschung
Standard-Löschfrist 10 Jahre mit automatisierter Löschung nach Fristablauf. Abweichende Fristen/Legal Holds können kundenseitig vorgegeben werden.
Technische Ausstattung
Volltextsuche
Durchsucht E-Mail-Texte und – je nach Konfiguration – Anhänge (PDF, Office, etc.). Export je nach Bedarf (z. B. ZIP oder PST).
Redundante Speicherung
Redundanz + verschlüsselte Backups – technisch getrennt vom Produktivsystem. (Details je nach gebuchtem Paket/Setup.)
Retention Management
Standard-Löschfrist 10 Jahre. Automatisierte Löschung nach Fristablauf, sofern keine abweichenden gesetzlichen/vertraglichen Gründe entgegenstehen (z. B. Legal Hold, laufende Verfahren).
Serverstandort Deutschland
Ausschließlich deutsche Rechenzentren. Keine planmäßige Übermittlung in Drittländer durch den Archivbetrieb.
Integritätsnachweis
Hashwerte/Signaturen unterstützen den Nachweis der Unverändertheit. Zugriffe und Aktionen können nachvollziehbar protokolliert werden.
Automatische Journal-Archivierung
Ein- und ausgehende E-Mails werden automatisiert erfasst (Journaling). Webzugriff für autorisierte Mitarbeiter mit Rechte-/Rollenmodell.
E-Mail Archivierung inklusive
STARTUP Tarif: E-Mail-Archivierung inklusive
PREMIUM Tarif: E-Mail-Archivierung inklusive
Reseller Tarife: E-Mail-Archivierung inklusive
Business E-Mail Tarife: E-Mail-Archivierung inklusive
Ein Tarifwechsel ist jederzeit möglich!
Hinweis: Diese Seite stellt keine Rechtsberatung dar. Die konkrete Aufbewahrungsfrist kann je nach Unternehmen, Branche und E-Mail-Inhalt variieren.