E-Mail-Archivierung für Unternehmen
Geschäftliche E-Mails müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden — das schreibt der Gesetzgeber vor. Ich biete Ihnen eine Lösung, die das vollautomatisch erledigt: verschlüsselt, auf deutschen Servern und mit Volltextsuche.
Warum E-Mail-Archivierung wichtig ist
Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, geschäftliche E-Mails aufzubewahren — das ergibt sich aus dem Handelsrecht und den GoBD. Bei einer Betriebsprüfung muss das Finanzamt auf diese E-Mails zugreifen können. Gleichzeitig verlangt die DSGVO, dass personenbezogene Daten geschützt und nach Ablauf der Frist gelöscht werden. Die Archivierung erledigt beides automatisch.
Was die Archivierung für Sie leistet
Schnell finden
Wenn das Finanzamt oder ein Kunde nach einer bestimmten E-Mail fragt, finden Sie diese in Sekunden — auch den Inhalt von Anhängen wie PDFs oder Office-Dokumenten.
Manipulationssicher
Jede archivierte E-Mail wird gegen nachträgliche Veränderung geschützt. Wer wann auf welche E-Mail zugegriffen hat, wird lückenlos protokolliert — wichtig für Betriebsprüfungen.
Automatische Löschung
Nach Ablauf der 10-Jahres-Frist werden E-Mails automatisch gelöscht — es sei denn, es gibt einen Grund, sie länger aufzubewahren (z. B. ein laufendes Verfahren).
So funktioniert die Archivierung
Vollautomatisch
Ein- und ausgehende E-Mails werden automatisch erfasst und archiviert. Sie müssen nichts tun — die Archivierung läuft im Hintergrund.
Volltextsuche
Durchsuchen Sie E-Mail-Texte und Anhänge (PDF, Office-Dokumente etc.). Bei Bedarf können E-Mails als ZIP exportiert werden.
Separater Archiv-Server
Ihre archivierten E-Mails werden verschlüsselt und auf einem separaten System gesichert — unabhängig vom laufenden Mailserver.
Server in Deutschland
Alle Daten bleiben in deutschen Rechenzentren. Keine Datenverarbeitung in Drittländern.
Fälschungssicher
Digitale Prüfsummen stellen sicher, dass keine E-Mail nachträglich verändert wurde. Alle Zugriffe werden protokolliert.
Zugriffskontrolle
Webzugriff für autorisierte Mitarbeiter mit Rechte- und Rollenmodell. Sie bestimmen, wer auf das Archiv zugreifen darf.
In vielen Tarifen bereits inklusive
STARTUP Tarif: E-Mail-Archivierung inklusive
PREMIUM Tarif: E-Mail-Archivierung inklusive
Reseller Tarife: E-Mail-Archivierung inklusive
Business E-Mail Tarife: E-Mail-Archivierung inklusive
Sie haben einen anderen Tarif? Ein Tarifwechsel ist jederzeit möglich — oder sprechen Sie mich an.
Hinweis: Diese Seite stellt keine Rechtsberatung dar. Die konkrete Aufbewahrungsfrist kann je nach Unternehmen, Branche und E-Mail-Inhalt variieren.