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E-Mail-Archivierung für Unternehmen

Geschäftliche E-Mails müssen aufbewahrt werden — je nach Art der Nachricht sechs, acht oder zehn Jahre. Ich archiviere zehn Jahre lang, damit Sie sich über die Einordnung im Einzelfall keine Gedanken machen müssen: verschlüsselt, auf deutschen Servern und mit Volltextsuche.

In jedem Tarif enthalten – ab 2,99 € im Monat Anderswo 1,50 – 10 € monatlich extra

Was Archivierung anderswo kostet

Bei den meisten Anbietern ist Archivierung ein Zusatzprodukt, das gesondert berechnet wird. Ein Blick auf den Markt:

Art des Angebots üblicher Preis
Archivierung als Zubuchoption beim Mailhoster 1,50 – 5 € im Monat
Eigenständiger Archivdienst mit größerem Speicher bis rund 10 € im Monat
Archivsoftware für den eigenen Server (Lizenz) ab etwa 295 € einmalig
Bei acinet.de – in jedem Tarif enthalten 0 € zusätzlich

Preise anderer Anbieter nach öffentlich einsehbaren Angeboten, Stand September 2026, ohne Anspruch auf Vollständigkeit – sie können sich jederzeit ändern. Worauf es ankommt: Bei mir ist die Archivierung Teil des Tarifs, kein Posten daneben.

Warum E-Mail-Archivierung wichtig ist

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, geschäftliche E-Mails aufzubewahren — das ergibt sich aus dem Handelsrecht und den GoBD. Bei einer Betriebsprüfung muss das Finanzamt auf diese E-Mails zugreifen können. Gleichzeitig verlangt die DSGVO, dass personenbezogene Daten geschützt und nach Ablauf der Frist gelöscht werden. Die Archivierung erledigt beides automatisch.

Was die Archivierung für Sie leistet

Schnell finden

Wenn das Finanzamt oder ein Kunde nach einer bestimmten E-Mail fragt, finden Sie diese in Sekunden — über Absender, Empfänger, Betreff, Zeitraum und den Text der Nachricht. Anhänge werden vollständig mitarchiviert und zusammen mit der Nachricht ausgegeben.

Manipulationssicher

Jede archivierte E-Mail wird gegen nachträgliche Veränderung geschützt. Wer wann auf welche E-Mail zugegriffen hat, wird lückenlos protokolliert — wichtig für Betriebsprüfungen.

Automatische Löschung

Nach Ablauf der 10-Jahres-Frist werden E-Mails automatisch gelöscht — es sei denn, es gibt einen Grund, sie länger aufzubewahren (z. B. ein laufendes Verfahren).

So funktioniert die Archivierung

Vollautomatisch

Ein- und ausgehende E-Mails werden automatisch erfasst und archiviert. Sie müssen nichts tun — die Archivierung läuft im Hintergrund.

Volltextsuche

Durchsuchen Sie Betreff, Kopfzeilen und den Text Ihrer E-Mails. Anhänge sind vollständig archiviert und werden mit der Nachricht ausgegeben. Bei Bedarf können E-Mails einzeln oder als ZIP exportiert werden.

Separater Archiv-Server

Ihre archivierten E-Mails werden verschlüsselt und auf einem separaten System gesichert — unabhängig vom laufenden Mailserver.

Server in Deutschland

Alle Daten bleiben in deutschen Rechenzentren. Keine Datenverarbeitung in Drittländern.

Fälschungssicher

Digitale Prüfsummen stellen sicher, dass keine E-Mail nachträglich verändert wurde. Alle Zugriffe werden protokolliert.

Zugriffskontrolle

Webzugriff für autorisierte Mitarbeiter mit Rechte- und Rollenmodell. Sie bestimmen, wer auf das Archiv zugreifen darf.

Ein Archiv ist kein Backup

Der Unterschied klingt spitzfindig, entscheidet aber darüber, ob Sie eine E-Mail in drei Jahren noch haben.

Das Backup

sichert den Zustand Ihres Postfachs. Löschen Sie eine E-Mail und merken es zu spät, ist sie auch aus dem Backup verschwunden – spätestens wenn die älteste Sicherung überschrieben wird. Ein Backup schützt gegen Ausfall und Versehen, nicht gegen Zeit.

Das Archiv

greift beim Ein- und Ausgang, also bevor die Nachricht in Ihrem Postfach liegt. Was Sie danach damit tun, ändert nichts mehr daran. Genau deshalb erkennt das Finanzamt ein Archiv an und ein Backup nicht: Der Inhalt lässt sich nachträglich nicht mehr beeinflussen.

Beides ist bei mir vorhanden – das eine schützt Ihren Betrieb, das andere Ihre Nachweise.

Häufige Fragen zur Archivierung

Ja, wenn Sie unternehmerisch tätig sind. E-Mails, die ein Geschäft anbahnen, vorbereiten oder abwickeln, gelten als Geschäftsbriefe und unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie ein Brief auf Papier. Je nach Inhalt sind das sechs, acht oder zehn Jahre. Entscheidend ist nicht das Medium, sondern der Inhalt: Ein Angebot per E-Mail zählt genauso wie eines per Post. Welche Frist im Einzelfall gilt, sagt Ihnen Ihr Steuerberater — ich archiviere zehn Jahre, damit die Frage praktisch keine Rolle mehr spielt.

Nichts. Die Archivierung greift beim Ein- und Ausgang, also bevor die Nachricht in Ihrem Postfach liegt. Was Sie danach in Ihrem Postfach tun, ändert am Archiv nichts. Eine gelöschte E-Mail lässt sich dort jederzeit wiederfinden und zurückholen — auch Jahre später und auch dann, wenn das Postfach längst aufgeräumt ist.

Über die Suche im Archiv: nach Absender, Empfänger, Betreff, Zeitraum oder nach einem Wort aus dem Text. Auch der Inhalt von Anhängen wird durchsucht. Wenn das Finanzamt nach einer Rechnung aus 2021 fragt, ist das eine Sache von Sekunden statt eines Nachmittags im Postfach.

Sie. Der Zugang ist an Ihr Konto gebunden, und jeder Zugriff wird protokolliert. Technisch habe ich als Betreiber des Servers Zugang zum System — das lässt sich bei selbst betriebener Infrastruktur nicht anders lösen, und jeder Anbieter, der etwas anderes behauptet, sagt nicht die Wahrheit. Ich sehe mir Ihre Nachrichten nicht an, und wenn ich zur Fehlersuche einmal ins System muss, sage ich Ihnen das.

Das ist der Punkt, an dem Sie als Arbeitgeber etwas regeln sollten: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die private Nutzung des Firmenpostfachs erlauben, wird die Archivierung datenschutzrechtlich heikel. Der saubere Weg ist, die private Nutzung schriftlich auszuschließen. Ein Satz in der Arbeitsanweisung genügt meist — die Formulierung sollten Sie mit Ihrem Anwalt abstimmen.

Nichts. Sie ist in jedem Hosting-Tarif enthalten, auch im kleinsten für 2,99 € im Monat. Kein Zusatzmodul, keine Staffelung nach Postfächern, keine Mindestlaufzeit. Voraussetzung ist nur, dass Ihre E-Mails über meine Server laufen — was ich nicht zustelle, kann ich auch nicht archivieren.

Mit dem Vertragsende endet auch die Archivierung. Bevor es soweit ist, bekommen Sie Ihr Archiv als Export — damit erfüllen Sie Ihre Aufbewahrungspflichten weiter, unabhängig davon, wo Sie danach hosten. Sagen Sie mir rechtzeitig Bescheid, dann bereite ich den Export vor.

Nein. Die Archivierung läuft auf dem Server, nicht in Ihrem Mailprogramm. Sie installieren nichts, stellen nichts um und merken im Alltag nichts davon. Sobald Ihre E-Mails über meine Server laufen, wird archiviert – vom ersten Tag an und ohne dass Sie daran denken müssen.

Die lassen sich nachträglich ins Archiv übernehmen. Beim Umzug hole ich Ihren vorhandenen Bestand ohnehin herüber; auf Wunsch wandert er zusätzlich ins Archiv, damit die Historie nicht erst mit dem Wechseltag beginnt. Sagen Sie mir vorher Bescheid – nachträglich ist es aufwendiger, aber ebenfalls möglich.

Dann bekommen Sie Ihr Archiv heraus – als normale E-Mail-Dateien, die sich in jedes andere System einlesen lassen. Ein Punkt, an den viele nicht denken: Ihre Aufbewahrungspflicht endet nicht mit dem Anbieterwechsel. Klären Sie deshalb vorher, ob der neue Anbieter archiviert – sonst haben Sie ab dem Umzugstag eine Lücke, die erst auffällt, wenn jemand danach fragt.

In jedem Hosting-Tarif enthalten

BASIC ab 2,99 € im Monat – Archivierung inklusive

SPECIAL – Archivierung inklusive

PREMIUM – Archivierung inklusive

RESELLER und die E-Mail-Tarife – Archivierung inklusive

Ohne Aufpreis, ohne Zusatzmodul, ohne Mindestlaufzeit. Voraussetzung ist nur, dass Ihre E-Mails auch bei acinet.de liegen – archivieren kann ich nur, was über meine Server läuft.

Zu den Tarifen Beratung anfragen

Hinweis: Diese Seite stellt keine Rechtsberatung dar. Die konkrete Aufbewahrungsfrist kann je nach Unternehmen, Branche und E-Mail-Inhalt variieren.